23-Uso de gráficos Pert.

Los diagramas PERT (Program Evaluation and Review Technique) son herramientas utilizadas en la gestión de proyectos para planificar y controlar el tiempo de realización de cada actividad. Se utilizan para representar las actividades necesarias en un proyecto y el tiempo estimado para completar cada una, permitiendo identificar el camino crítico y gestionar los plazos de manera más efectiva.

Te explico los conceptos clave con un gráfico a continuación:

Conceptos Clave:

1. Actividades: Son las tareas que se deben completar. Se representan como flechas.
2. Nodos o Eventos: Son los puntos que marcan el inicio o el final de una actividad. Se representan como círculos o números.
3. Duración: Tiempo estimado para completar una actividad.
4. Camino Crítico: Es la secuencia más larga de actividades. Determina el tiempo total del proyecto, ya que cualquier retraso en estas actividades retrasará todo el proyecto.

Pasos para crear un diagrama PERT:

1. Identificar las actividades:

• Desglosa el proyecto en todas las actividades necesarias para su ejecución.
• Asigna un nombre o código a cada actividad (como A, B, C, etc.).

2. Establecer el orden de las actividades:

• Determina qué actividades dependen de otras para comenzar. Por ejemplo, no puedes comenzar la actividad «C» si antes no terminas la actividad «A».

3. Definir el tiempo de duración de cada actividad:

• Estima el tiempo que tomará completar cada tarea. Esto se indica junto a la actividad.

4. Dibujar los nodos (eventos):

• Los nodos representan los eventos o momentos clave, como el inicio o el final de una actividad. Normalmente se numeran.

5. Conectar las actividades entre los nodos:

• Las actividades se representan con flechas que conectan los nodos. Cada flecha debe llevar el nombre de la actividad y su tiempo de duración.

6. Identificar el camino crítico:

• El camino crítico es la secuencia más larga de actividades, la que determina el tiempo total del proyecto. Si alguna actividad en este camino se retrasa, todo el proyecto se retrasará.
• Para identificarlo, suma las duraciones de cada camino posible y marca el más largo como el crítico.

Ejemplo de un diagrama PERT:

Imagina un proyecto con las siguientes actividades:

1. Lista de actividades:

• Actividades: A, B, C, D, E, F
• Tiempos: A=3, B=2, C=4, D=3, E=1, F=2

2. Orden de actividades:

• La actividad A es la primera.
• Las actividades B y C dependen de A.
• La actividad D depende de B, y la actividad E depende de C.
• La actividad F depende de que tanto D como E estén completas.

3. Identificar el camino crítico:

Hay dos caminos posibles:
1. A → B → D → F = 3 + 2 + 3 + 2 = 10 días
2. A → C → E → F = 3 + 4 + 1 + 2 = 10 días
Ambos caminos son de igual duración, por lo que ambos son críticos.

Aquí te doy una representación gráfica simplificada:

(1) --A(3)--> (2)
 |            / |
B(2)        C(4)|
 |             | 
(3) --D(3)--> (5) --F(2)--> (6)
             \ |
              E(1)

• Los números en paréntesis son los nodos (eventos).
• Las letras representan las actividades (A, B, C, D, E, F) y el número entre paréntesis es la duración de la actividad.
• El camino crítico es A-B-D-F o A-C-E-F.

Ventajas

• Arroja información relevante en cuanto al tiempo límite para finalizar el proyecto.
• Facilita un análisis detallado de las tareas que se deben concretar y de su secuencia.
• Refuerza la coordinación y el compromiso entre los equipos de trabajo de distintos departamentos.
• Ayuda a conocer las rutas críticas del proyecto para evitar contratiempos.
• Evalúa qué recursos son realmente necesarios para concretar el trabajo.
• Contribuye con la reasignación de tareas para ganar tiempo.
• Considera los diferentes períodos de duración que tienen todas las actividades.

Desventajas

• Debido a su notable análisis subjetivo, carece de exactitud.
• Se centra en el tiempo para realizar las tareas y pasa a segundo plano, los costos.
• Requiere una considerable inversión de tiempo para la etapa de planificación.

Fórmula PERT y cuándo utilizarla

Aunque sea difícil de creer, existe una fórmula para calcular el tiempo de ejecución necesario para completar un proyecto, y esa “ecuación” de PERT, se emplea cuando se amerita establecer dicho período, sin embargo, la misma depende de cuatro variables:

• Cálculo optimista (O): tiempo mínimo para realizar una tarea.
• Cálculo más probable de tiempo (M): es el lapso estipulado para concretar alguna tarea, sin ningún obstáculo o interferencia.
• Cálculo pesimista (P): el mayor período de tiempo esperado para realizar una tarea.
• Cálculo de tiempo esperado (E): es el lapso más razonable que se pudiera aplicar para culminar una tarea, sin inconveniente alguno.

Tomando todos estos datos en cuenta, se puede generar la ecuación que define el tiempo esperado según los métodos PERT: E = (O + 4 M + P) / 6.

Este es un diagrama muy simple, pero refleja la idea principal de cómo construir un PERT. Puedes crear gráficos similares en papel, en software como Excel, o con herramientas especializadas de gestión de proyectos como Microsoft Project o Lucidchart.

Ejemplos