¿Qué es un proyecto?
Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados.
Para que un proyecto esté bien diseñado y formulado se debe explicar cuál es su finalidad, sus objetivos, beneficiarios, productos, actividades, cronograma, presupuesto, etc.
Diferenciemos términos
Antes de comenzar con un proyecto debemos diferenciar estos términos:
- Plan: Es Global. Hace referencia a decisiones de carácter general. Un plan tiene por finialidad trazar el curso deseable del desarrollo a realizar.
- Programa: Trata de concretar las líneas generales contenidas en un plan. Por lo que está constituido por un conjunto de programas. Y un programa es un conjunto organizado y coherente de servicios que se descompone en varios proyectos de similar naturaleza.
- Proyecto: Es un conjunto de actividades concretas, relacionadas y coordinadas entre si, que se realizan con el fin de resolver problemas. La diferencia entre programa y proyecto radica en la magnitud, diversidad y especificidad, habida cuenta que un programa está constituido por un conjunto de proyectos.
- Actividad: Es la acción de intervención sobre la realidad necesaria para alcanzas los objetivos específicos de un proyecto.
- Tarea: Es la acción que tiene el mínimo grado de concreción y especificidad. Un conjunto de tareas configura una actividad, entrelas muchas que hay que realizar dentro de un proyecto.
- Eje: Es cada una de la materias que trata un plan, programa o proyecto. Los planes no solo se dividen en programas ni los programas en sólo proyectos, ni los proyectos sólo en actividades; todos ellos pueden constar de de varios ejes.
En conclusión, un proyecto consiste en la ordenación de un conjunto de actividades relacionadas entre sí que, combinando recursos humanos, materiales, financieros y técnicos, se realizan con el proprosito de conseguirun determinado objetivo o resultado. Todo proyectos se realiza dentro de los límites de un presupuesto y un período establecido.
Características básicas de un proyecto:
- Todo proyecto tiene una duración determinada.
- En los proyectos se combina la utilización de recursos humanos, técnicos, financieros y materiales.
- Todos proyecto tiene que alcanzar productos y resultados, de acuerdo con los objetivos previstos en su diseño.
¿Por dónde comenzar?
Para empezar a planear un proyecto responder estas preguntas puede ayudarnos mucho:
- ¿Qué se quiere hacer?
- ¿Por qué se quiere hacer?
- ¿Para qué se quiere hacer?
- ¿Dónde se quiere hacer?
- ¿Cómo se va a hacer?
- ¿Cuándo se va a hacer?
- ¿A quiénes va dirigido?
- ¿Con qué se va a hacer?
- ¿Quiénes lo van a hacer?
Elementos
Algunos de los elementos que deben tener los proyectos son:
- Título
- Descripción del proyecto
- Justificación
- Objetivos
- Beneficiarios
- Productos
- Localización física y cobertura espacial
- Descripción metodológica
- Cronograma de actividades
- Presupuesto
- Calendario financiero
Título
En un proyecto el título es muy importante, la manera en cómo se nombra puede señalar diferentes destinos posibles. Ese simple enunciado revela cosas importantes acerca del autor, como su nivel de creatividad, capacidad de síntesis y orientación. De ahí la importancia que tiene el reflexionar sobre este asunto y hacer un ejercicio de creatividad e imaginación, a fin de elegir el nombre más adecuado para denominar al proyecto.
Descripción del proyecto (¿qué se quiere hacer?)
En este punto, se define y caracteriza la idea central de lo que se pretende realizar. Se recomienda que la descripción no sea extensa, ya que a lo largo del proyecto se irá ofreciendo información de todos sus aspectos. Lo que se pretende es que la persona que desee conocerlo, pueda tener, de entrada, una idea exacta acerca de lo fundamental del mismo: tipo, clase, ámbito que abarca, contexto en el que se ubica, etc.
Justificación (¿por qué se quiere hacer?)
Este componente tiene como objetivo presentar la argumentación y o las razones que justifican la realización del mismo. A la hora de elaborar esta parte del proyecto, se deberá:
Explicar la prioridad y urgencia de cubrir una necesidad, ampliar o profundizar en algún tema o innovar en algún ámbito;
Justificar por qué este proyecto que se formula es la propuesta más adecuada o posible.
Objetivos (¿para qué se hace?)
El objetivo general es la parte más importante del proyecto porque expresa lo que se pretende alcanzar al realizarlo, marca el rumbo de todas las actividades, al grado que ningún proyecto adquiere pleno significado si no define con toda precisión sus objetivos.
Su correcta formulación garantiza un buen proyecto, por ello es importante meditar correctamente sus contenidos antes de redactarlos. También debe considerarse que un objetivo debe cumplir con las condiciones de ser factible, medible y congruente.
Beneficiarios (¿a quiénes está dirigido?)
En este apartado se debe plantear el tipo de población a la que está orientado específicamente el proyecto en función de la problemática que se quiere trabajar,
Productos
Son aquellos logros concretos y observables de las acciones del proyecto (manuales, libros, talleres, etc.)
Localización física y cobertura espacial (¿dónde se hará? ¿qué abarcará?)
De lo que se trata en este punto es de indicar el lugar en que se realizará el proyecto y la zona de influencia del mismo.
Descripción metodológica (¿con qué acciones se generarán los productos?)
Lo que materializa la realización de un proyecto es la ejecución secuencial e integrada de diversas actividades. Esto implica que en el diseño del proyecto se ha de indicar, de manera concreta y precisa, cuáles son las actividades que hay que ejecutar para alcanzar los objetivos propuestos. Para ello debe explicarse la forma en que se organiza, suceden, complementan y coordinan las diferentes tareas, de modo tal que el encadenamiento de las mismas no sufra desajustes graves que influyan negativamente en la realización del proyecto.
Cronograma de actividades (¿cuándo ocurrirá?)
El cronograma es un instrumento muy útil para planear y dar seguimiento a las actividades que se requieren para realizar un proyecto, porque permite visualizar esas acciones en un tiempo predeterminado (día/día, semana/semana, mes/mes).
Presupuesto
Lo entendemos como la organización y valoración de los recursos necesarios en cada una de las etapas/actividades, desagregados en rubros (tipos de gastos) para la ejecución de nuestro proyecto.
Preguntas que ayudan a presupuestar:
- ¿QUÉ? Hay que determinar cuáles son las necesidades de bienes y servicios (recursos en general), dentro de cada una de las tareas a cumplir para cada actividad del proyecto.
- ¿CUÁNTO NECESITO? Significa determinar la cantidad necesaria de cada bien y servicio a lo largo del proyecto y para cada tarea.
- En esta etapa se debe colocar unidad de medición a los bienes y servicios que se van a necesitar, teniendo en cuenta el tiempo en el que se desarrollarán cada una de las tareas.
- ¿CUÁNTO VALEN LOS BIENES Y SERVICIOS? En esta pregunta se debe asignar valor a cada uno de los bienes y servicios se necesitan para poder llegar al total de recursos para el proyecto. Es importante asegurarse de que la valoración asignada a cada gasto sea vigente (precio actual) y esté de acuerdo con los valores de mercado (precio en los comercios del rubro).
Sugerencias para tener en cuenta a la hora de presupuestar:
- Tratar de pensar en todos los detalles para detectar cada una de las necesidades dentro de cada actividad, tratando de minimizar los gastos no previstos a la hora de llevar a cabo el proyecto.
- Hacer el cálculo lo más aproximado posible sobre las cantidades necesarias, teniendo en cuenta los tiempos de cada actividad.
- Averiguar el precio de mercado vigente de los bienes y servicios y no hacer estimaciones.
Calendario financiero
Consiste en establecer en cada actividad y en cada momento o fase del proyecto, cuáles son los recursos financieros necesarios:
Es importante cuidar la coherencia de cada uno de los elementos del proyecto.