Existen tres formas principales para evaluar la viabilidad de los proyectos de sistemas: en base a su operación, a su capacidad técnica y a su economía. El estudio de viabilidad no es un estudio detallado de sistemas, sino que se utiliza para recopilar datos más generales para los miembros de la administración, lo cual a su vez les permite tomar una decisión en cuanto a si deben continuar o no con un estudio de sistemas.
Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recuperar a través de entrevistas. El tipo de entrevista requerida está relacionado de manera directa con el problema u oportunidad que se sugiere. Por lo general, el analista de sistemas entrevista a las personas que piden ayuda y a las que están relacionadas en forma directa con el proceso de toma de decisiones, que generalmente son los administradores. Aunque es importante abordar el problema correcto, el analista de sistemas no debe invertir mucho tiempo en realizar estudios de viabilidad, ya que se solicitarán muchos proyectos y se podrán o deberán llevar a cabo sólo unos cuantos.
Una vez que el analista determina objetivos razonables para un proyecto, necesita determinar si es posible que la organización y sus miembros puedan ver el proyecto hasta su terminación. Por lo general, el proceso de evaluación de la viabilidad es efectivo para descartar proyectos inconsistentes con los objetivos de la empresa, que requieran una capacidad técnica imposible o que no tengan ningún mérito económico.
Para que el analista pueda recomendar que se continúe con el desarrollo de un proyecto, éste debe mostrar que es viable en las tres siguientes formas: técnica, económica y operacional.
VIABILIDAD TÉCNICA
El analista debe averiguar si es posible desarrollar el nuevo sistema teniendo en cuenta los recursos técnicos actuales. De no ser así, ¿se puede actualizar o complementar el sistema de tal forma que pueda cumplir con lo que se requiere? Si no es posible complementar o actualizar los sistemas existentes, la siguiente pregunta es si existe o no la tecnología que cumpla con las especificaciones.
Al mismo tiempo, el analista puede preguntar si la organización cuenta con el personal que tenga la habilidad técnica suficiente para lograr los objetivos. De no ser así, la pregunta es si pueden o no contratar programadores, testers, expertos o demás personal adicional que pueda tener habilidades de programación distintas a las del personal existente, o si tal vez pueden subcontratar un tercero para que se haga cargo del proyecto. Otra de las preguntas es si hay o no paquetes de software disponibles que puedan lograr sus objetivos, o si hay que personalizar el software para la organización.
VIABILIDAD ECONÓMICA
Los recursos básicos a considerar son el tiempo del analista y el de su equipo de análisis de sistemas, el costo de realizar un estudio de sistemas completo (incluyendo el tiempo de los empleados con los que va a trabajar), el costo del tiempo del empleado de la empresa, el costo estimado del hardware y el costo estimado del software o del desarrollo de software.
La empresa afectada debe ser capaz de ver el valor de la inversión que está considerando antes de comprometerse con un estudio de sistemas completo. Si los costos a corto plazo no se ven eclipsados por las ganancias a largo plazo o no producen una reducción inmediata en los costos de operación, entonces el sistema no es económicamente viable y el proyecto no debe continuar.
VIABILIDAD OPERACIONAL
La viabilidad operacional depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica la acción de pronosticar si el sistema funcionará y se utilizará una vez instalado.
Si los usuarios están prácticamente casados con el sistema actual, no ven problemas con él y por lo general no están involucrados en el proceso de solicitar un nuevo sistema, habrá mucha resistencia a la implementación del nuevo. Las probabilidades de que se vuelva funcional en algún momento dado serán bajas.
Gran parte del arte de determinar la viabilidad operacional recae en las interfaces de usuario elegidas.