El gerente del proyecto necesita conocer los principios de negocios, pero no está de más contar con alguna otra persona en el equipo que comprenda la forma en que opera una empresa. Tal vez esta persona debería ser un especialista en la misma área que la del sistema que se va a desarrollar. Al desarrollar un sitio de comercio electrónico, los equipos pueden conseguir la ayuda de alguien en marketing; los que desarrollen un sistema de inventarios pueden preguntar a una persona con experiencia en producción y operaciones para que comparta su experiencia.
Lo ideal sería que un equipo tuviera dos analistas de sistemas. De esta forma se pueden ayudar entre sí, revisar uno el trabajo del otro y equilibrar sus cargas de trabajo según se requiera.
Además de lo básico, un gerente de proyectos debe buscar personas con experiencia y entusiasmo. La experiencia es en especial importante cuando tratamos de estimar el tiempo requerido para completar un proyecto. La experiencia en programación puede referirse a que el código se podría desarrollar cinco veces más rápido que si lo desarrollara un equipo inexperto. También es útil contar con un experto de capacidad de uso en el equipo.
El equipo debe estar motivado. Una forma de mantener la orientación positiva del mismo durante todo el proceso es seleccionar a las personas adecuadas desde el inicio.
La confianza es una parte importante de un equipo. Todos los miembros del proyecto deben actuar responsablemente y comprometer su mejor esfuerzo para completar su parte del proyecto. Tal vez las personas tengan estilos de trabajo distintos, pero todos necesitan estar de acuerdo en trabajar en conjunto hacia la obtención de una meta común.
Cada equipo tiene una personalidad particular resultante de combinar a los miembros entre sí de una manera que se genera una red totalmente nueva de interacciones. Una forma de organizar los equipos es visualizarlos como si estuvieran siempre buscando un equilibrio entre realizar el trabajo y mantener las relaciones entre los miembros del equipo.
De hecho, es común que los equipos tengan dos líderes y no solo uno. Por lo general surge una persona que dirige a los miembros para realizar tareas y otra que se preocupa por las relaciones sociales entre los miembros.
Para que el equipo pueda preservar su efectividad hay que resolver las tensiones en forma continua. Si sólo minimizamos o ignoramos las tensiones, el equipo se volverá inefectivo y al final se desintegrará. Gran parte de la liberación necesaria de la tensión se puede lograr a través del uso habilidoso de la retroalimentación por parte de todos los miembros del equipo. Sin embargo, todos los miembros tienen que estar de acuerdo en que la forma de interactuar (es decir, el proceso) es lo suficientemente importante como para merecer algo de tiempo.
Para asegurar que todos estén de acuerdo en la interacción apropiada de los miembros, hay que crear normas de equipo explícitas e implícitas (expectativas, valores y formas de comportamiento colectivas) para guiar a los miembros en sus relaciones. Las normas de un equipo le pertenecen a éste y no necesariamente se pueden transferir a otro. Estas normas cambian a través del tiempo y se pueden considerar más como un proceso de interacción que un producto. Las normas pueden ser funcionales o disfuncionales. Sólo porque un comportamiento específico sea una norma para un equipo no significa que esté ayudándolo a lograr sus objetivos.
El equipo necesita formular los objetivos y estar de acuerdo en ellos; además se deben basar en la experiencia de los miembros del equipo, el desempeño en proyectos anteriores y la naturaleza del proyecto específico. Los objetivos variarán un poco para cada proyecto que se emprenda, ya que algunas veces se instalará todo un sistema mientras que otros proyectos podrían involucrar modificaciones limitadas a una parte de un sistema existente.
Aunque la motivación es un tema en extremo complejo, para simplificar hay que recordar que las personas se unen a las organizaciones para mantener algunas de sus necesidades básicas, como alimentación, vestido y albergue. Sin embargo, todos los humanos tienen también necesidades de mayor nivel, entre las cuales están la afiliación, el control, la independencia y la creatividad. Las personas se motivan para satisfacer las necesidades que no se han cumplido en varios niveles.
Existen diferentes formas de organizar el equipo de desarrollo:
- Centralizado Controlado (CC): El jefe del equipo se encarga de la resolución de problemas a alto nivel y la coordinación interna del equipo. La comunicación entre el jefe y los miembros del equipo es vertical.
- Descentralizado Controlado (DC): Un jefe definido que coordina tareas específicas y jefes secundarios con responsabilidades sobre subtareas. La resolución de problemas es una actividad del grupo, la comunicación es horizontal y vertical.
- Descentralizado Democrático (DD) o “Egoless”: No tiene un jefe permanente, se nombran de acuerdo a la tarea. La solución de problemas se hacen por consenso. La comunicación es horizontal.