Sabemos que un conjunto de elementos agrupados por alguna relación o dependencia puede ser llamado sistema. Siendo así, un grupo de personas en una organización puede ser considerado como un sistema.
A pesar de que en el caso de nuestro grupo hipotético sea difícil definir el punto de inicio y final de las limitantes del sistema y el ambiente de éste admita un cierto grado de arbitrariedad, continúa siendo un sistema.
Siguiendo la línea de este razonamiento, el mismo universo está compuesto de múltiples sistemas que se acoplan, aunque probablemente jamás podamos comprender la totalidad del sistema. Imaginemos el número de elementos que lo componen, las complicadas relaciones que se establecen entre éstos, los subsistemas cuyo funcionamiento aún no logramos entender, y nos daremos cuenta de que es infinitamente más difícil de entender que el comportamiento de las personas.
Tanto un grupo de personas en una organización como la totalidad del universo son sistemas, porque comparten, en mayor o menor grado, las siguientes características:
- Propósito u objetivo: todo sistema tiene uno o varios propósitos u objetivos y sus elementos tratan siempre de cumplir esos objetivos.
- Ambiente: cuando nos referimos a esta característica estamos hablando de todo lo externo con respecto al sistema. El sistema ejerce una influencia casi nula sobre dicho ambiente, y solamente interviene sobre él cuando requiere materia, energía o información.
- Recursos: no son más que todos los medios que pueden ser utilizados por el sistema para cumplir sus objetivos. Los recursos que el sistema puede o no tomar para su beneficio se encuentran en el ambiente.
- Componentes: cuando hablamos de los componentes nos referimos a las tareas o actividades que se puedan llevar a cabo para el cumplimiento de los objetivos.
- La administración: tiene dos funciones elementales: 1. La planificación, donde se cubren todos los aspectos relevantes, como: objetivos, ambiente, utilización de recursos, sus componentes y actividades. 2. El control, que consiste en el análisis de los planes y la planificación de algunos cambios.
- Globalismo o totalidad: en todo sistema encontramos una naturaleza orgánica en la que cada acción provoca un cambio en una o más unidades del sistema. Tomando en cuenta que existe una relación de interdependencia entre las partes de un sistema, con cada nueva acción el sistema sufre algún cambio y el ajuste sistemático es continuo.
Como resultado de estos cambios y ajustes, se presentan dos fenómenos: la entropía y la homeostasis.
Entropía: los sistemas tienen una tendencia al desgaste y a la desintegración, que provocan el acomodo de los estándares y el aumento de la aleatoriedad. A medida que la entropía crece, los sistemas se dividen en estados más simples.
Hablando en términos de termodinámica, por ejemplo, se dice que la entropía en los sistemas es mayor al paso del tiempo, como resultado de las leyes físicas. Cuando aumenta la información, la entropía es menor, ya que la información es la base de la configuración y el orden.
Homeostasis: es el equilibrio dinámico en los componentes de un sistema.
Es la tendencia de los sistemas a adaptarse a los cambios internos y a los del ambiente con el fin de alcanzar un equilibrio interno.